Vous devez envoyer un email en anglais à un client, un collègue ou un fournisseur et vous bloquez sur la première phrase ? Voici 20 modèles d’emails professionnels en anglais, classés par situation, avec les explications en français pour comprendre chaque formule.
Je suis Joseph Artault, professeur d’anglais franco-irlandais certifié CELTA avec plus de 10 ans d’expérience auprès de professionnels francophones. Les erreurs que je corrige le plus souvent dans les emails de mes étudiants sont toujours les mêmes : un ton trop direct calqué sur le français, des formules de politesse mal choisies, et des faux amis qui changent complètement le sens du message.
Chaque modèle ci-dessous est accompagné d’un commentaire qui explique pourquoi on formule les choses ainsi en anglais, pas juste comment.
Les règles d’or de l’email professionnel en anglais
Avant les modèles, trois principes que les francophones oublient systématiquement :
1. Le ton est plus indirect qu’en français. “Je voudrais savoir si…” se traduit par “I was wondering if…” (prétérit de politesse), jamais par “I want to know if…”.
2. “Dear” n’est pas démodé. Contrairement au français où “Cher” fait vieillot, “Dear + prénom” reste la norme en contexte professionnel britannique. En contexte américain, “Hi + prénom” convient pour un premier contact.
3. Les formules de fin comptent. “Best regards” est polyvalent. “Kind regards” est plus chaleureux. “Regards” seul est sec. Ne traduisez jamais “Cordialement” par “Cordially” (trop formel, presque ironique en anglais moderne).
Demander une réunion
Modèle 1 — Première prise de contact
Subject: Meeting Request — [Votre sujet]
Dear [Prénom],
I hope this email finds you well. I’m reaching out to discuss [sujet]. Would you be available for a 30-minute call next week?
I’m flexible on timing — please let me know what works best for you.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “I hope this email finds you well” est la formule d’ouverture standard en anglais professionnel. Les Français utilisent souvent “I hope you are fine” qui sonne trop personnel. “I’m reaching out” est plus naturel que “I’m contacting you”. “I’m flexible on timing” montre de la souplesse sans dire “je suis disponible quand vous voulez” (trop soumis).
Modèle 2 — Relance après une première demande
Subject: Following Up — Meeting Request
Hi [Prénom],
I wanted to follow up on my previous email regarding [sujet]. I understand you’re busy, but I’d appreciate the chance to discuss this when you have a moment.
Would any time this week or next work for you?
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “I wanted to follow up” (prétérit) est la formule de relance polie par excellence. Évitez “I’m following up” (présent continu = trop insistant) et surtout “I follow up” (erreur fréquente chez les francophones). “I understand you’re busy” désamorce l’irritation sans s’excuser.
Confirmer un rendez-vous ou une commande
Modèle 3 — Confirmer une réunion
Subject: Confirmed — Meeting on [date] at [heure]
Hi [Prénom],
Just confirming our meeting on [date] at [heure] via [Teams/Zoom/en personne].
Looking forward to it.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : Court et direct. “Just confirming” est naturel et informel sans être familier. “Looking forward to it” remplace les formules françaises longues type “Dans l’attente de notre rencontre, veuillez agréer…”
Modèle 4 — Confirmer la réception d’un document
Subject: Re: [sujet original]
Hi [Prénom],
Thank you for sending this over. I’ll review it and get back to you by [date].
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “Sending this over” est idiomatique (les francophones disent “sending this” tout court). “Get back to you” est la formule standard pour “revenir vers vous”. Donnez toujours une date. “I’ll come back to you” est un calque du français qui sonne bizarre en anglais.
Faire une demande polie
Modèle 5 — Demander des informations
Subject: Quick Question — [sujet]
Hi [Prénom],
I was wondering if you could share [information demandée] ? We’re currently working on [contexte] and it would be really helpful.
Thank you in advance for your help.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “I was wondering if you could…” (prétérit + conditionnel) est le niveau de politesse optimal en anglais professionnel. Plus poli que “Can you…” et moins guindé que “Would you be so kind as to…”. “Thank you in advance” fonctionne bien en anglais, contrairement à la croyance répandue.
Modèle 6 — Demander un délai supplémentaire
Subject: Re: [projet] — Timeline Update
Hi [Prénom],
I wanted to let you know that we’ll need a bit more time on [tâche]. We’ve run into [raison courte], and I’d like to make sure we deliver quality work rather than rush it.
Could we push the deadline to [nouvelle date] ? Happy to discuss if that’s an issue.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “I wanted to let you know” annonce une information délicate sans dramatiser. “A bit more time” minimise le retard. “Rather than rush it” transforme le retard en engagement qualité. Jamais de “Sorry for the delay” en ouverture quand le retard n’a pas encore eu lieu.
Relancer sans agacer
Modèle 7 — Première relance (ton léger)
Subject: Just Checking In — [sujet]
Hi [Prénom],
I hope you’re doing well. I just wanted to check in on [sujet/demande précédente]. No rush at all — just wanted to make sure it didn’t get buried in your inbox!
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “Check in” est informel et non menaçant. “No rush at all” supprime la pression. “Get buried in your inbox” est une excuse élégante que vous offrez à votre interlocuteur. Première relance = ton léger.
Modèle 8 — Deuxième relance (plus ferme)
Subject: Following Up (2nd) — [sujet]
Hi [Prénom],
I’m following up on my previous messages about [sujet]. Could you let me know where things stand ? I’d like to move forward on this by [date].
Thank you,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : Le “(2nd)” dans l’objet signale que c’est une relance sans être agressif. “Where things stand” = “où on en est” (les francophones disent souvent “where we are” qui est trop littéral). “Move forward” montre l’urgence sans accuser.
S’excuser et gérer un problème
Modèle 9 — S’excuser pour un retard
Subject: Apologies for the Delay — [sujet]
Hi [Prénom],
I owe you an apology — I should have replied to your email sooner. [Explication brève, une phrase max].
To make up for the delay, I’ve [action concrète : “prioritized your request” / “attached the updated file” / “moved our deadline up”].
Thank you for your patience.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “I owe you an apology” est plus fort et plus sincère que “Sorry for the late reply” (trop automatique). L’explication doit tenir en une phrase. L’action concrète montre que l’excuse n’est pas creuse.
Modèle 10 — Signaler un problème
Subject: Issue with [sujet] — Action Needed
Hi [Prénom],
I wanted to flag an issue with [problème]. Specifically, [description factuelle en 1-2 phrases].
Here’s what I suggest: [solution proposée]. I’m happy to jump on a quick call if you’d like to discuss.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “Flag an issue” est le terme professionnel standard (pas “report a problem” qui est trop formel). Toujours proposer une solution quand on signale un problème. “Jump on a quick call” est informel et montre la volonté de résoudre vite.
Réclamation et désaccord
Modèle 11 — Réclamation polie à un fournisseur
Subject: Concern Regarding [commande/service]
Dear [Prénom],
I’m writing to bring to your attention an issue with [commande/prestation]. We received [description factuelle] on [date], which unfortunately doesn’t match what was agreed upon.
Could you please look into this and let me know how we can resolve it ?
Thank you for your attention to this matter.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “Bring to your attention” est poli mais ferme. “Unfortunately doesn’t match what was agreed upon” exprime le mécontentement sans accuser. “How we can resolve it” place la résolution comme objectif commun. Ne commencez jamais une réclamation par “I am not satisfied” (trop frontal en anglais).
Modèle 12 — Exprimer un désaccord
Subject: Re: [sujet]
Hi [Prénom],
Thanks for sharing your thoughts on this. I see where you’re coming from, but I have some concerns about [point spécifique].
From my perspective, [votre position + argument concret]. Would it make sense to explore [alternative] as a middle ground ?
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “I see where you’re coming from” valide le point de vue adverse avant de contredire. C’est le mécanisme rhétorique le plus important en anglais professionnel : toujours acknowledger avant de contester. “From my perspective” est moins agressif que “I think” ou “I believe”. “Middle ground” = terrain d’entente (expression très utilisée en négociation anglophone).
Présenter et vendre
Modèle 13 — Présenter son entreprise (cold email B2B)
Subject: [Bénéfice concret] for [Nom de l’entreprise cible]
Hi [Prénom],
I noticed that [observation spécifique sur leur entreprise — recrutement, expansion, challenge]. At [votre entreprise], we help companies like yours [bénéfice concret en une phrase].
For example, [preuve sociale : “we recently helped X achieve Y”].
Would you be open to a 15-minute call next week to see if this could be relevant for your team ?
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : L’objet mentionne un bénéfice, pas votre nom. L’observation personnalisée prouve que ce n’est pas un email de masse. “Would you be open to…” est moins agressif que “Can we schedule…”. 15 minutes, pas 30 (barrière d’entrée plus basse).
Modèle 14 — Envoyer une proposition commerciale
Subject: Proposal — [Projet/Service]
Hi [Prénom],
Following our conversation on [date], please find attached our proposal for [projet].
Here’s a quick summary of what’s included:
— [Point 1]
— [Point 2]
— [Point 3]
I’m available to walk you through it whenever suits you. Just let me know.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “Please find attached” reste correct malgré les puristes qui préfèrent “I’ve attached”. Les deux fonctionnent. Le résumé en 3 points évite que la proposition reste non lue. “Walk you through it” = “vous la présenter en détail” (expression très naturelle, les Français disent souvent “explain you” qui est incorrect grammaticalement).
Remercier et conclure
Modèle 15 — Remercier après une réunion
Subject: Thank You — [sujet de la réunion]
Hi [Prénom],
Thank you for taking the time to meet today. I found our discussion about [sujet] really valuable.
As agreed, here are the next steps:
— [Action 1 — responsable — date]
— [Action 2 — responsable — date]
Please let me know if I’ve missed anything.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : L’email de suivi post-réunion est obligatoire en culture anglophone (beaucoup de Français l’oublient). “As agreed” ancre les décisions. Lister les actions avec responsables et dates évite les malentendus. “If I’ve missed anything” ouvre la porte aux corrections.
Modèle 16 — Remercier un client pour sa confiance
Subject: Thank You for Choosing [Votre entreprise]
Dear [Prénom],
I just wanted to take a moment to thank you for choosing to work with us. We’re excited to get started on [projet] and committed to delivering [résultat attendu].
If you have any questions along the way, don’t hesitate to reach out.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “Take a moment to thank you” est plus personnel que “Thank you for your order”. “Excited to get started” montre l’enthousiasme (les Français sous-estiment l’importance de “excited” dans la culture pro anglophone). “Along the way” = “au fil du projet”.
Situations délicates
Modèle 17 — Refuser poliment une proposition
Subject: Re: [proposition]
Hi [Prénom],
Thank you for thinking of me for [proposition]. After careful consideration, I’ve decided to pass on this opportunity for now.
I really appreciate the offer, and I hope we can explore something together in the future.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “Pass on this opportunity” est le refus poli standard. “For now” laisse la porte ouverte. Ne dites jamais “I refuse” (trop brutal) ni “I’m not interested” (trop froid). Les anglophones évitent le “non” frontal en contexte professionnel.
Modèle 18 — Demander un paiement en retard
Subject: Friendly Reminder — Invoice [numéro]
Hi [Prénom],
I hope you’re well. I just wanted to send a friendly reminder that invoice [numéro] for [montant], dated [date], is currently outstanding.
Could you let me know when we can expect payment ? If there’s an issue, I’m happy to discuss.
Thank you,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “Friendly reminder” dans l’objet désamorce le malaise. “Currently outstanding” est le terme comptable poli (pas “unpaid” qui accuse). “If there’s an issue” offre une porte de sortie à votre débiteur.
Modèle 19 — Annoncer une mauvaise nouvelle
Subject: Update on [projet/situation]
Hi [Prénom],
I need to share some difficult news. [Annonce factuelle en une phrase].
I understand this isn’t what you were hoping to hear. Here’s what we’re doing about it: [plan d’action concret].
I’d like to schedule a call to discuss this further if you’re available this week.
Best regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “I need to share some difficult news” prépare le lecteur sans tourner autour du pot. L’annonce vient immédiatement après. Le plan d’action transforme la mauvaise nouvelle en situation gérable. Proposer un appel montre que vous prenez la situation au sérieux.
Modèle 20 — Dire au revoir en quittant son poste
Subject: Moving On — Thank You
Dear team / Dear [Prénom],
I wanted to let you know that I’ll be leaving [entreprise] on [date]. It’s been a real pleasure working with you over the past [durée].
I’m proud of what we’ve accomplished together, especially [réalisation concrète]. I’ll make sure the transition is as smooth as possible before my last day.
Let’s stay in touch — you can reach me at [email personnel / LinkedIn].
Warm regards,
[Votre nom]
Pourquoi ça marche : “Moving on” dans l’objet est positif. “It’s been a real pleasure” est sincère sans être mièvre. Mentionner une réalisation concrète personnalise le message. “Let’s stay in touch” avec un moyen de contact concret transforme un au revoir en maintien de réseau.
Les 7 erreurs les plus fréquentes des francophones
- “Dear Sir/Madam” quand on connaît le nom. Si vous avez le nom, utilisez-le. “Dear Sir/Madam” est réservé aux cas où vous ne savez vraiment pas à qui vous écrivez.
- “I come back to you” au lieu de “I’ll get back to you.” “Come back” implique un mouvement physique. “Get back to” est la bonne expression pour “revenir vers quelqu’un” par email ou téléphone.
- “Please find enclosed” par email. “Enclosed” = dans une enveloppe. Par email, c’est “attached”. “Please find attached the document” ou “I’ve attached the document” sont tous les deux corrects.
- “Actually” pour dire “actuellement”. Faux ami classique. “Actually” = “en fait”. “Actuellement” = “currently”.
- Commencer par “I” sans formule d’ouverture. En anglais professionnel, on commence par “I hope this email finds you well” ou “Thank you for your email” ou “Following our conversation”. Attaquer directement par “I want to…” sonne abrupt.
- “Yours sincerely” partout. “Yours sincerely” est très formel (lettres officielles, candidatures). Pour un email professionnel courant, “Best regards” ou “Kind regards” suffit.
- Oublier le “the” ou en mettre trop. Les articles en anglais ne suivent pas les mêmes règles qu’en français. “The informations” n’existe pas (“information” est indénombrable). “I work in the marketing” est incorrect (“I work in marketing”).
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Joseph Artault — Professeur d’anglais franco-irlandais, certifié CELTA (Cambridge). Plus de 10 ans d’expérience avec des professionnels francophones.